Procesybiznesowe.pl

Barcode jako sposób automatyzacji skanowania dokumentów

Wszystko zaczęło się w logistyce, dziś kody kreskowe otaczają spotykamy na każdym kroku. Pierwsze skojarzenie – oczywiście występują w handlu, pod różnymi postaciami – najstarsze – jednowymiarowe, dwuwymiarowe i złożone. Co kod paskowy może zmienić w codziennej praktyce przedsiębiorstwa zmierzającego ku digitalizacji dokumentów? Zapraszam do lektury.

Barcode – nieco historii

Kod kreskowy, kod paskowy (ang. barcode) – graficzna reprezentacja informacji poprzez kombinację ciemnych i jasnych elementów, ustaloną według symboliki reguł opisujących budowę kodu, np. jego wymiary, zbiór kodowanych znaków, algorytm obliczania cyfry kontrolnej i inne) danego kodu. Kod kreskowy przeznaczony jest dla czytników elektronicznych. Ma na celu umożliwienie automatycznego odczytywania informacji. Głównym zastosowaniem kodu kreskowego jest automatyczna identyfikacja produktów w szeroko pojętej logistyce. Jego historia sięga połowy XX w. [Źródło: Wikipedia]

Ale po co te kody?

Wielokrotnie w swojej pracy zawodowej podczas prezentacji handlowych systemu do zarządzania obiegami dokumentów spotykam się z tym pytaniem. Uważam, że jest ono bardzo zasadne, zwłaszcza w kontekście omawiania różnych typów dokumentów – np. faktur kosztowych. Celem wdrożenia tego typu rozwiązania jest automatyzacja dotychczas wykonywanych czynności.

Kody kreskowe mają wiele zalet, które przekładają się na zbiór dobrych praktyk setek firm. Przede wszystkim są one nośnikiem informacji (indeksowanie) – zarówno kolejnych numerów dokumentów, jak i za pomocą prefiksów / sufiksów odpowiednie oznaczenia operatora systemu, kancelarii/oddziału (jeśli jest ich kilka w firmie), itd. Dodatkowo aplikacje skanujące napotykając na kod kreskowy rozpoznają nowy dokument, co oznacza że operator może w podajniku skanera biurkowego umieścić jednorazowo 60-80 kartek. Ten sam kod kreskowy umożliwia sprawną identyfikację dokumentu papierowego w archiwum tradycyjnym i jego elektronicznego odpowiednika w module DMS lub – jeśli jest taka techniczna możliwość – w systemie ERP / f-k.

Znam firmy, które dzięki zastosowaniu np. różnokolorowych kodów separują na etapie skanowania cały wsad, wyróżniając faktury, załączniki, umowy, oferty handlowe i inne szczególne typy dokumentów. Operator stanowiska skanującego ma za zadanie posortowanie przychodzącej dokumentacji, a następnie oklejenie pierwszych stron za pomocą właściwego kodu z rolki. Tu warto wspomnieć, że najczęstszą praktyką wśród firm jest stosowanie jednowymiarowych kodów kreskowych zamawianych w zewnętrznej drukarni – typowa rolka zawiera 1000 szt. Alternatywą jest drukowanie etykiet we własnym zakresie, np. za pomocą drukarek typu DYMO lub ZEBRA.

Jeśli nie barcode – to co?

Współczesne aplikacje skanujące wiodących na rynku dostawców (np. Kofax Express) mają możliwość rozdzielania digitalizowanych dokumentów za pomocą pustych kartek (blank page), specjalnej kartki separującej lub zastosowania funkcji liczenia kartek (page count). Wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z aplikacjami skanującymi dowodzi, że najlepszą skuteczność daje zastosowanie barcode’ów. Możliwość „zaszycia” informacji w strukturze kodu paskowego podnosi jego efektywność w codziennej pracy setek firm.

Czas poświęcony na odpowiednie oznakowanie dokumentu na etapie jego rejestracji przekłada się na mniejszą czasochłonność kolejnych etapów jego obsługi. Wielu nieprzekonanych już podczas trwania wdrożenia pilotażowego nabiera przekonania co do słuszności zastosowania kodów paskowych. Im więcej dokumentów firma otrzymuje/ procesuje wewnętrznie, tym potrzeba zastosowania etykiet z kodami jest bardziej uzasadniona.