Usprawnienie procesu płatności w systemie Workflow

Jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych w ramach systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest proces rejestracji i akceptacji faktur. Znacząco usprawnia on obieg dokumentów kosztowych w firmie redukując czas poświęcony na zatwierdzenie i zaksięgowanie faktury. Obieg faktur kończy się w Dziale Księgowym odpowiedzialnym za dokonanie płatności za fakturę oraz jej ostateczne zaksięgowanie w systemie finansowo-księgowym. W momencie realizacji płatności związanych z procesem faktur, osoby zajmujące się sprawami księgowymi mogą jednak zauważyć, iż znaczną ilość czasu zajmuje im kwestia przygotowania i realizacja płatności – szczególnie uciążliwe jest to w momencie, gdy w tym samym czasie musimy wykonać przelewy z wielu linii faktur do tego samego odbiorcy.

Z pomocą przychodzi tutaj Proces Płatności odzwierciedlony w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, którego zadaniem jest usprawnienie realizacji płatności. Głównym celem tego procesu jest wygenerowanie pliku płatności masowych na podstawie linii dostępnych z procesu faktur. Plik taki może zostać zaimportowany do systemu bankowego, z którego planujemy wykonać przelew. Rozwiązanie to wpływa na wyeliminowanie ręcznego wypełniania kilku/kilkunastu linii przelewu ręcznie na rzecz kilku kliknięć w systemie i eksportu danych do systemu bankowego. Proces daje możliwość generowania plików przelewów płatności masowych zarówno dla płatności krajowych jak i zagranicznych. Warto dodać, że proces płatności posiada funkcjonalność automatycznej zmiany statusu zadania w Procesie faktur, z którego zaimportowana została dana linia faktury/płatności. Dzięki temu wiadomo, iż etap płatności faktury zrealizowany został poprzez Proces płatności. Proces daje również możliwość komasowania linii przelewów dla tego samego odbiorcy – dzięki temu możemy otrzymać sumaryczną wartość linii dodatnich i ujemnych w ramach jednego przelewu.

Podsumowując, proces płatności znacząco ułatwia pracę w dziale księgowym. Dzięki niemu możliwe jest sprawniejsze zarządzanie płatnościami wynikającymi z obiegu faktur kosztowych. Dzięki dużej elastyczności systemu możliwe jest dopasowanie procesu do indywidualnych wymagań klienta, szczególnie tych związanych z obsługiwanymi bankami.